L'Université met à disposition 3 outils de gestion de documents.

Campus - Microsoft Active Directory

 Ce serveur de fichier propose un espace de stockage sécurisé (droits d'accès, sauvegarde, ...) découpé en trois espaces de travail :

• espace personnel
• espace de partage interne au service
• espace de partage externe au service

Les quotas sont de 20Go pour l'espace personnel et 30Go pour l'ensemble des espaces dédiés au service.

Les ordinateurs gérés par la DSI, et intégrés au domaine "AD-Campus" disposent automatiquement de ce service (montage de lecteur réseau avec les droits et accès ad hoc positionnés).

NB : Demande d'assistance via DT à la DSI

ECM/GED - Cincom

Initialement un outil de GED (gestion de document), cet outil est devenu un ECM (gestion de contenu). Cette interface Web propose un système de gestion de Workflow destiné à fluidifier les échanges (limiter les mails), définir et mettre en place des circuits de validation, ... et de fait améliorer la qualité de service (temps de réponse, tableaux de bord, ...).

Pour chaque document le système permet de définir des informations supplémentaires au titre et contenu, appelées Metadata. Ces données peuvent être automatique ou saisies dans l'interface.

Cet outil dispose d'un moteur de recherche très performant permettant de trouver des mots-clés y compris dans les documents scannés en mode image (OCR).

Actuellement cet outil permet l'archivage des documents définitifs et/ou validés (délibération, convention, ...) et leur partage/consultation.

NB : Demande d'assistance en fonction du besoin, cf page ECM

Drive - Google

Interface Web proposant une synchronisation automatique avec édition collaborative de différents types de documents (texte, tableur, présentation, formulaires ...).

Chaque utilisateur peut définir en toute autonomie des droits sur les répertoires ou fichiers partagés.

NB : Demande d'assistance en fonction du besoin, cf page Google Apps

Cas typiques d'utilisation

 Cycle de vie des documents

Pour information, voici une description du cycle de vie d'un document d'activité.